Serie: New Work - Die Zukunft der Arbeitswelt

New Work, was ist das eigentlich?

New Work ist konträr zum Namen alles andere als „neu“. Der austro-amerikanische Sozialphilosoph Frithjof Bergmann hat bereits im Jahr 1984 den Begriff geprägt. Maßgeblich beeinflusst durch den Kalten Krieg begriff er, dass weder Sozialismus noch der Kapitalismus in der damaligen Form eine Zukunft hatten, da sie Menschen nicht nachhaltig glücklich machen würden.

Bergmann propagiert, dass Menschen nur glücklich werden, wenn sie echte Handlungsfreiheit spüren. Konsequenterweise sollten sie einen Job ausüben, den sie wirklich machen wollen. Als zentrale Werte der „Neuen Arbeit“ definierte er Selbstständigkeit, Freiheit und Teilhabe an Gemeinschaft. Früher vermutlich belächelt, zeigt sich heutzutage, dass er seiner Zeit voraus war, weil das in der Tat die Themen sind, die viele Unternehmen gerade umtreiben.

Was macht New Work anders als „Old Work“?

Während im klassischen Verständnis immer die Bedürfnisse des Unternehmens im Mittelpunkt stehen, steht bei New Work der Mensch im Mittelpunkt. Vorausschauende Unternehmen haben erkannt, dass Mitarbeitende wesentlich produktiver sind, wenn sie mehr Freiräume und Entscheidungsmöglichkeiten haben und sich aktiv in das Unternehmen einbringen können, anstatt nur Dienst nach Vorschrift zu machen.

Wie sollten die Arbeitszeitwelten für New Work aussehen?

Natürlich darf man nicht außer Acht lassen, dass das mobile Arbeiten und das hybride Arbeiten ebenfalls eine große Rolle spielen. Wenn Mitarbeitende auf ihre Projekte schauen, werden sie unter Umständen feststellen, dass sie für viele Tätigkeiten keinen Austausch mit Kollegen benötigen und dass sie diese auch sehr gut von zuhause abarbeiten können. Es ist nicht mehr zeitgemäß, dass Mitarbeitende täglich zwei Stunden zur Arbeit pendeln, um vor Ort ausschließlich Emails zu beantworten und Telefonate zu führen. Diese Tätigkeiten kann man viel effizienter Remote erledigen. Auch Teammeetings können sehr gut online durchgeführt werden, wenn sie nur zur Absprache von Projekten dienen. Dies kann auch in Form von hybriden Meetings geschehen, in denen ein Teil der Mitarbeitenden vor Ort ist und ein andere per Videokonferenz zugeschaltet.

Während man früher Gründe benötigte, warum man Home Office machen durfte, verkehrt es sich gerade ins Gegenteil. Man muss nun Mitarbeitenden erklären, warum sie denn zwingend vor Ort sein müssen. Man will auch, dass sie sich wohlfühlen. Das bedeutet, man kommt ins Büro, um Dinge zu tun, die man zuhause eben nicht ausüben kann. Dazu gehören typischerweise Projektmeetings, in denen gemeinsam kreativ gearbeitet wird. Die Anforderungen an die Büroräume sind somit, dass diese funktional, kreativ, interaktiv und gastlich sind.

Was sind die großen Vorteile von New Work?

Die Vorteile für Arbeitgebenden sind, dass es das Unternehmen viel produktiver macht und die Mitarbeitenden zufriedener. Sie haben z.B. durch Objective Key Results (OKRs) immer einen aktuellen Blick auf laufende Projekte und können über die Unternehmens OKRs die Zielsetzungen der Abteilungen steuern – Transparenz auf allen Ebenen und in alle Richtungen. Sie können schneller auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren und bleiben so nachhaltig erfolgreich. Sie werden zu attraktiven Arbeitgebenden.

Die Vorteile für die Mitarbeitenden sind, dass sie selbstbestimmter arbeiten, die Sinnhaftigkeit ihrer Tätigkeiten erkennen, eine bessere Work-Life-Balance haben und somit zufriedener sind.

Warum geschieht dies? Dadurch dass sich Hierarchien auflösen und Führungskräfte eine andere Rolle einnehmen, werden die Mitarbeitenden motiviert, selbst die Verantwortung für Projekte zu übernehmen oder sogar eigene Projekte einzubringen. Die Mitarbeitenden vereinbaren in ihren Projektteams die Ziele und den Zeitrahmen für Projekte. Das Team verpflichtet sich dazu, diese einzuhalten, es wird den Mitarbeitenden aber Flexibilität gewährt, bei der Arbeitszeit, dem Arbeitsort und der Art und Weise der Umsetzung zur Zielerreichung. Damit alles reibungslos funktioniert, muss viel kommuniziert werden.

Wie stark muss die Arbeit digitalisiert sein, um New Work umsetzen zu können?

Die Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen ist die Voraussetzung, um New Work umsetzen zu können. New Work lebt davon, dass man seinen Mitarbeitenden viel Flexibilität einräumt, unter Umständen auch bei der Wahl des Arbeitsplatzes. Wenn diese vom Home Office aus arbeiten, muss es digitale Videokonferenztools geben, um Projektarbeit machen zu können. Sie brauchen Zugang zu den Dienstservern und CRM-Systemen, um Dateien bearbeiten zu können. Es geht hier auch maßgeblich um Kollaboration über Bürogrenzen hinweg und darum Transparenz zu gewährleisten.

Welche Rolle kommt den Führungskräften gerade bei der Einführung von New Work bei?

Für New Work wird Wert gelegt auf Kreativität und Selbstentfaltung, flexibles Arbeiten und die Sinnhaftigkeit des eigenen Handelns. Diese Eigenschaften sind oftmals nicht kompatibel mit einer hierarchischen Struktur. Eine wichtige Voraussetzung für New Work sind flache Hierarchien. Mitarbeitende arbeiten in Teams zusammen und können sich aktiv in Projekte einbringen.

Führungskräfte gibt es weiterhin, ihre Rolle verändert sich jedoch. Sie sind nicht länger alleinige Projektverantwortliche, die vorschreiben, wie etwas zu geschehen hat und ständig kontrollieren müssen, ob die Projekte laufen. Stattdessen vertrauen und unterstützen sie ihre Mitarbeitenden. Sie befähigen sie damit die besten Entscheidungen treffen zu können, vertrauensvoll zusammenzuarbeiten und wohlwollend miteinander umzugehen. Führungskräfte dienen hauptsächlich als Coach für ihre Teams, um diese organisatorisch oder mit ihrem Wissen zu unterstützen. Es werden nicht mehr Top-Down Anweisungen gegeben. Übergeordnete Visionen und Ziele werden stattdessen von einer Geschäftsführung vorgegeben, die offen für den Input der Mitarbeitenden ist.  In den einzelnen Teams werden Ziele und Zeitrahmen der Projekte gemeinsam vereinbart.

Was müssen die Mitarbeitenden einbringen?

Die Mitarbeitenden stehen in einem New-Work-Konzept im Mittelpunkt. Diese müssen verstehen, dass sich ihre Rolle im Unternehmen ändert. Es wird von ihnen erwartet, sich lebenslang weiterzubilden und sie werden dabei vom Unternehmen positiv unterstützt. Idealerweise entwickeln die Mitarbeitenden selbst den Drang, sich ständig weiterbilden zu wollen. Gleichzeitig bietet New Work ihnen eine Chance, sich aktiv ins Unternehmen einzubringen, da sie sich in Projektarbeit einbringen können und Verantwortung übernehmen können, auch wenn sie keine Führungskräfte sind.

Was bedeutet kollaboratives Arbeiten?

Kollaboratives Arbeiten bedeutet gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Es ist eine entscheidende Voraussetzung für New Work. Projekte werden immer komplexer, daher erfordert es eine genauere Abstimmung zwischen den involvierten Personen. In jedem Fall bringt es viele Vorteile mit sich:

• Kollaboratives Arbeiten verbessert die Zusammenarbeit im Team, da alle Mitarbeitenden ihre Stärken einbringen können.
• Es fördert den Austausch zwischen den Mitarbeitenden, da sie sich eng abstimmen müssen.
• Es verhindert Doppelarbeit, da Verantwortungen klar aufgeteilt werden.
• Es unterstützt die Flexibilität im Team, da das Team gemeinsam entscheiden kann, wie gearbeitet wird.
• Es erlaubt direktes Feedback, da Alle sehen, woran gearbeitet wird. So können Prozesse schneller durchlaufen werden und Anpassungen gemacht werden.
• Es identifiziert Abhängigkeiten von Abteilungen, die dann besprochen und gemeinsam eingeplant werden können.
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Wie kann man ein Mindset pro New Work fördern?

Ein wesentlicher Erfolg für ein Unternehmen ist, wie gut im Unternehmen kommuniziert wird. Eine hohe Transparenz ist wichtig, um die Arbeitsprozesse effizient zu gestalten und eine gute Unternehmenskultur zu entwickeln. Je mehr man Mitarbeitende an den Unternehmensentscheidungen teilhaben lässt, desto besser ist es für die Unternehmenskultur und das New-Work-Mindset.

Führende Unternehmen, die New-Work-Konzepte erfolgreich leben, kommunizieren regelmäßig und offen über die Entwicklungen im Unternehmen. Idealerweise werden Mitarbeitende sogar in Entscheidungen eingebunden. Durch Umfragen und Workshops kann man herausfinden, wie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist und welche Ansatzpunkte es im Unternehmen gibt, um Prozesse positiv zu verändern.

Dort wo transparent und auf Augenhöhe kommuniziert wird, entwickelt sich eine Unternehmenskultur, in der Mitarbeitende gerne arbeiten. Die Gefahr, dass Wissenssilos aufgebaut werden, schwindet. Gleichzeitig wird es normal, dass man sich abteilungsübergreifend austauscht, gemeinsam neue Ideen entwickelt und offen für Innovationen ist. Ein entscheidender Faktor ist eine offene Feedbackkultur. Alle Mitarbeitende sollte die Möglichkeit haben, auf Augenhöhe Feedback zu geben.

Was sind die Herausforderungen für Arbeitgebende und Arbeitnehmende in Bezug auf New Work?

Aus Sicht der Arbeitgebenden ist zum einen darauf zu achten, dass die Arbeitsprozesse transparent sind und die Arbeitsräume gut ausgestattet.

• Ein Problem kann sein, dass man als Führungskraft seinen Mitarbeitenden nicht traut, verantwortungsvoll mit ihrer Zeit umzugehen. Dies kann man gut umgehen, indem man transparente Arbeitsprozesse schafft: konkret, dass Führungskraft und Team im regelmäßigen Austausch sind, z.B. durch tägliche Meetings oder andere agile Arbeitsmethoden geschehen.
• Für die Arbeitsräume bedeutet es, dass geschaut werden muss, welche Tools die Mitarbeitenden benötigen. Wenn viel in internationalen Projektteams gearbeitet wird, ist eine gute Ausstattung mit Videokonferenzhardware und Software notwendig. Wenn die Arbeitnehmenden viel von zuhause arbeiten, ist darauf zu achten, dass auch dort die Arbeitsplätze so ausgestattet sind, dass die sie effizient arbeiten können. Mit einem Hocker am Küchentisch kann ich das sicher nicht.

Bei Arbeitnehmenden, die viel von Zuhause arbeiten, besteht die

• Gefahr, der Überlastung, weil sie sich als dafür verantwortlich sehen dass die Projekte laufen oder ihre Arbeitgebende erwarten, dass sie immer erreichbar sein müssen.
• Zudem fehlen die persönlichen Kontakte zu den Kollegen. So fallen viele Informationen, die man im Flurfunk mitbekommt, potenziell weg. Darunter kann auch die Unternehmenskultur leiden.
• Zudem mag es nicht alle Mitarbeitenden Verantwortung zu haben.

Was sind die einzelnen Faktoren, die man für ein New-Work-Konzept benötigt?

„New Work“ als Begriff ist ähnlich konkret wie „Digitalisierung“. Es kann alles und gar nichts bedeuten. New Work ist abstrakt, daher muss man es auf einzelne Themenblöcke runterbrechen. Je nach Einschätzung definieren Unternehmen für sich andere Schwerpunkte, die für sie wichtig sind. Es gibt jedoch einen Kern aus Faktoren, mit denen sich Unternehmen beschäftigen müssen, um ein New-Work-Konzept aufsetzen zu können. Dabei sollten Unternehmen schauen, wo sie aktuell stehen und was sie erreichen müssen, um erfolgreich ein New-Work-Konzept einführen zu können.

Wie kann der Arbeitgebende vorgehen, um ein New-Work-Konzept im Unternehmen anzugehen?

Es empfiehlt sich, dass Unternehmen eine Roadmap entwickeln, wie und in welchem Zeitrahmen es ein New-Work-Konzept im Unternehmen etablieren möchte. Dabei bietet sich die folgende Vorgehensweise an:

1) Puls messen

Im ersten Schritt geht es darum, sich die Prozesse im Unternehmen anzuschauen und die Einschätzung der Mitarbeitenden abzufragen. Dies kann man in Form einer Umfrage machen.

Es ist wichtig, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden abzufragen und auch ihre Selbsteinschätzung zu hören, wie agil, hierarchisch etc. sie sind.

2) Ziele definieren

Wenn man weiß, wie der Ist-Zustand ist, kann man definieren, in welchem Zeitrahmen welche Ziele erreicht werden sollen. Dazu muss man sich die einzelnen 8 Bausteine anschauen: Flexibilität, Agilität, Kommunikation etc. und entscheiden, bis wann man in welchen Bereichen etwas erreichen will und mit welchen Maßnahmen. Zum Beispiel, wenn das Ziel ist, die Führungskräfte zu agilen Coaches weiterzuentwickeln, müssen Weiterbildungen geplant werden.

3) Workshop mit den Mitarbeitenden durchführen

Wenn man weiß, wo man steht und was die Ziele sind, sollten Workshops mit den Mitarbeitenden durchgeführt werden, in denen gemeinsam analysiert wird, was deren Anforderungen an ihre Arbeit und die Arbeitsräume sind.

4) Ausarbeitung und Umsetzung

Basierend auf den Ergebnissen des Workshops, können die Bedürfnisse der Teams definiert und ein Konzept entwickelt werden, wie die Büroflächen umgestaltet werden können, um zukünftig maximal effizient arbeiten zu können.

Das ist eine große Aufgabe, wenn man diese aus dem Unternehmen heraus, ohne externe Beratung stemmen möchte. Daher gilt auch hier der iterative Ansatz.

• Alles Schritt für Schritt und sich von Rückschlägen nicht stoppen lassen.
• Es empfiehlt sich mit einen Team zu beginnen und hier neue Arbeitsweisen und Prozesse auszuprobieren und zu etablieren.
• War das erfolgreich, haben wir direkt Botschafter, die andere Teams bei der Implementierung begleiten können.
• Voraussetzung ist in jedem Fall ein volles Commitment und großes Verständnis und Wissen in der Geschäftsleitung.
• Das Thema one size fits all muss auch präsent sein, nicht alle Prozesse und Arbeitsweisen werden unternehmensweit gleich eingesetzt und umgesetzt werden können.
• Das zwingt Mitarbeitende, sich intensiv mit ihren Aufgaben auseinander zu setzen und ihre eigenen Best Practices zu finden.
• Gerade hier liegen die großen Chancen für Verbesserungen und Eigenverantwortung sowie Weiterentwicklung.
• Regelmäßige Austauschformate etablieren, in denen die Teams voneinander lernen können

Kontaktieren Sie uns gerne und vereinbaren Sie Ihren individuellen Beratungstermin mit uns. 

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