Wie finde ich die passende Agentur für mein Unternehmen?

Tipps aus der IHK-Beratung für Ihre Auswahl externer Dienstleister

Bei der Auswahl von Dienstleistern für eine Produktentwicklung, Strategie- oder Marketingberatung gibt es oft Unsicherheiten. Die erfahrenere Markenagentur muss nicht die kreativere sein. Das teurere Industriedesignbüro nicht das bessere. Doch welcher Dienstleister ist der richtige für Ihr Vorhaben? Und wo finden Sie diesen Partner? Wir haben für Sie einige Tipps zusammengefasst.

Das Wichtigste: Wir empfehlen Ihnen, strukturiert bei der Suche vorzugehen. Häufig stehen Sie vor der Frage, welchen Nutzen der Dienstleister bietet im Verhältnis zu Ihrer Investition. Diese drei Fragen sollten Sie bei Ihrer Agentursuche berücksichtigen:

  • Welche Kompetenzen fordert Ihr Projekt?
  • Welche Erwartungen haben Sie an die Zusammenarbeit – und das Ergebnis?
  • Was sind Sie bereit auf dieser Basis zu investieren?

Schritt 1: Wie Sie ein gutes Briefing erstellen

Je besser Ihre Suchkriterien, desto besser die Suchergebnisse. Das gilt auch für die Suche von Produktdesignern, Markenagenturen oder anderen Beratungsunternehmen. Je präziser Ihre Vorstellungen formuliert sind, desto klarer sind auch Ihre Kriterien für die Auswahl des Partners. Deshalb brauchen Sie ein sogenanntes Briefing.

Das Briefing klärt wesentliche Fragen zu Ihrem Vorhaben. Egal, ob Sie ein physisches oder digitales Produkt entwickeln oder einen Service: Was ist das Ziel? Was muss und darf das Produkt können? Welche Aufgaben soll der Dienstleister übernehmen? Was sind die Grenzen: Wieviel Zeit und Budget stehen zur Verfügung? Welche Stakeholder sind noch involviert? Aus diesen Fragen kann ein Briefingdokument, Lastenheft oder eine Wertungsliste entstehen.


Sollten Sie keine relevanten Kontakte haben oder Ihr Netzwerk erweitern wollen, sprechen Sie uns an! Unser Design to Business Netzwerk der IHK bietet Ihnen eine einfache und kostenfreie Möglichkeit der Vorauswahl und Orientierung im Markt.

Frank Irmscher IHK-Innovationsberater und Netzwerkmanager

   
 

Schritt 2: Mögliche Dienstleister suchen und ansprechen

Sollten Sie keine relevanten Kontakte haben oder Ihr Netzwerk erweitern wollen, sprechen Sie uns an! Unser Design to Business Netzwerk der IHK bietet Ihnen eine einfache und kostenfreie Möglichkeit der Vorauswahl und Orientierung im Markt.

Nutzen Sie unsere kostenfreie Beratung der IHK – denn wir kennen noch weitere Lösungsanbieter in der Wirtschaft, aber auch im Bereich Wissenschaft und Forschung. Wir begleiten Sie im ersten Auswahlprozess: Sind Ihre Anforderungen klar formuliert? Welche Agentur kann in Frage kommen?

Bei kleineren Vorhaben treffen Sie eine Vorauswahl von 2-3 Agenturen. Bei größeren Projekten können es auch mehr sein – oder Sie organisieren einen Pitch (siehe Exkurs). Vereinbaren Sie einen Video-Call oder ein persönliches Treffen. Dieses sollte immer das Ziel haben, sich menschlich kennenzulernen, um ein Gefühl für die Zusammenarbeit zu bekommen.

Lernen Sie unser Netzwerk kennen!

Hier finden Sie eine Übersicht der Expertinnen und Experten unseres Netzwerks der IHK. Gerne beraten wir Sie einfach und kostenfrei. Wir stellen für Sie unverbindlich den persönlichen Kontakt her. Wenn Sie möchten, begleiten wir Sie bei ersten Gesprächen

Mehr erfahren

Sie stellen Ihr Briefing vor und sollten von der Agentur dazu ein möglichst konkretes, strukturiertes Feedback erhalten. Die Agentur sollte Ihnen die eigene Arbeit mit möglichst aktuellen Projekten vorstellen, die für Ihr Vorhaben relevant sind. Stellen Sie Fragen, um exakt zu verstehen, wie die Agentur an neue Aufgaben herangeht. Fragen Sie ruhig, wer Ihr Projekt betreuen würde.

Warum ist es spannend, mit möglichen Dienstleistern zu sprechen? Ganz einfach: Sie lernen! Denn sehr wahrscheinlich sind bestimmte Aspekte Ihres Vorhabens noch nicht final definiert. Ein Erstgespräch mit Agenturen bringt oft schon manche gute Idee und Inspiration hervor.

Einige der folgenden Fragen können Ihnen bei der Vorauswahl der Dienstleister helfen:

  • Wie breit gefächert ist das Know-How der Agentur und ihrer bisherigen Kunden?
  • Wie leistungsfähig ist sie hinsichtlich ihrer personellen Kapazitäten?
  • Wie erfolgreich waren die bisherigen Projekte?
  • Wie gut der Dienstleister in seinem Auftreten zu Ihnen und Ihrer Zielgruppe?

Besonders bei aktuellen Referenzen ist es manchmal möglich, Daten zu ihrem Erfolg zu recherchieren. Werden die Marketingmaterialien noch eingesetzt? Ist das Produkt erfolgreich am Markt und kann der Referenzkunde als innovativ gelten? Fragen Sie ruhig nach einem Referenzkontakt der Agentur!

Exkurs: Pitch – ja oder nein?

Oft ist kein Pitch nötig. Ein Pitch bedeutet für Sie einen erheblich höheren Aufwand als „Chemistry Meetings“ oder kleine Probeaufträge. Ein Pitch ist ein von Ihnen als Auftraggeber bezahlter Wettbewerb um den Auftrag. Für die meisten Vorhaben kleiner und mittlerer Unternehmen ist ein Pitch im Verhältnis zum Projektbudget zu teuer und zeitaufwendig und damit aus unserer Erfahrung in der Beratung der IHK nicht zu empfehlen.

Von unbezahlten Pitches raten wir generell ab. Gute Agenturen werden nicht teilnehmen. Sie schrecken die Partner ab, mit denen Sie im besten Falle zusammenarbeiten könnten. Wirtschaftlich gesehen sind Pitches für Agenturen aufwendig. Würden Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen verschenken?

Warum dennoch ein Pitch?

Zwei Anregungen:

  • Ihr Unternehmen erfindet sich gerade wortwörtlich neu? Sie zielen auf völlig neue Märkte oder ein gänzlich neues Geschäftsmodell? Ein gut vorbereiteter, kreativer Pitch kann Ihnen helfen, die richtige Richtung zu finden
  • Sie suchen eine Agentur, die Ihr Unternehmen langfristig begleiten soll? Das aktuelle Vorhaben ist nur der Anlass für die Suche nach einem Partner, der Sie beim Aufbau des Business begleiten soll? Dann lohnt sich möglicherweise der Aufwand für einen Pitch.

Schritt 3: Agenturauswahl – was dabei entscheiden sollte

Ist das erste Kennenlernen positiv verlaufen, können Sie mit einem detaillierten Angebot und einer Kostenkalkulation rechnen. Das Angebot sollte zu Ihrem Briefing und dem damit gesetzten Rahmen passen.

Die Angebote sollten, wenn Briefing und Vorauswahl gut vorbereitet waren, nicht vollkommen unterschiedlich bepreist sein. Wir empfehlen Ihnen, stark nach unten oder oben abweichende Kalkulationen kritisch zu hinterfragen. Schauen Sie genau darauf, welcher Arbeitsaufwand kalkuliert wurde. Möglicherweise orientieren sich alle angefragten Agenturen am Budgetrahmen – rechnen aber mit einem unterschiedlichen Arbeitsaufwand.

Bleibt abschließend, Ihr Gefühl und die Erkenntnisse aus dem persönlichen Gespräch, die Referenzen der Dienstleister und das Angebot und die Kosten in Relation zu setzen. Sie können mit einer gewichteten Bewertungsliste arbeiten und Punkte vergeben, um die Aspekte vergleichbar zu machen – gerade da oft mehrere Kollegen intern an der Auswahl beteiligt sind.

Das Ergebnis wird immer ein kritisches Abwägen sein. Lassen Sie sich keinesfalls vom günstigen Preis allein leiten. Sie wollen nicht möglichst wenig Geld ausgeben, sondern eine maximale Rendite Ihrer Investition.

Welche Agentur kommt für mein Anliegen in Frage?

Ich berate Sie und vermittle den persönlichen Kontakt zu unseren Ansprechpartnern. Gerne organisiere ich für Sie ein unverbindliches, kostenfreies Kennenlerngespräch, bei dem wir Sie als IHK auf Wunsch begleiten.

Sprechen Sie mich an oder buchen Sie einen Termin!

Frank Irmscher
 069 8207 342
irmscher(at)offenbach.ihk.de

Termin mit IHK-Berater buchen