Serie: New Work - Die Zukunft der Arbeitswelt

Die pandemiebedingte Abwesenheit vom Büro hat die Arbeitssituation für Viele radikal verändert. Kann es überhaupt wieder zu einer Rückkehr in die „Normalität“ kommen oder hat sich die Arbeitswelt nachhaltig verändert? Es ist jetzt an der Zeit, dass sich Unternehmen Gedanken machen, wie ihre Mitarbeitenden zukünftig arbeiten sollen. Dabei werden sie sich zwangsläufig mit New-Work-Konzepten beschäftigen müssen. Wir werden Ihnen in den kommenden Wochen in unserer Serie "New Work" Antworten auf zahlreiche Fragen liefern.

Inhaltsverzeichnis

Räume, Führung, Organisation - Jeden Freitag finden Sie hier neue Informationen und Inhalte zum Thema New Work. Seien sie gespannt!

 

Teil 1 

  • New Work - Was ist das eigentlich? 
  • Was macht New Work anders als „Old Work“?

Teil 2

  • Welche Voraussetzung müssen für New Work geschaffen werden?

  • Welche Arbeitsplatz-Situation fördert New Work?

Teil 3

  • Wie sollten die Arbeitszeitwelten für New Work aussehen?
  • Was sind die großen Vorteile von New Work?

Teil 4

  • Wie stark muss die Arbeit digitalisiert sein, um New Work umsetzen zu können?
  • Welche Rolle kommt den Führungskräften gerade bei der Einführung von New Work bei?
  • Was müssen die Mitarbeitenden einbringen?

Teil 5

  • Was bedeutet kollaboratives Arbeiten?
  • Wie kann man ein Mindset pro New Work fördern?
  • Was sind die Herausforderungen für Arbeitgebende und Arbeitnehmende in Bezug auf New Work?

Teil 6 

Fortsetzung folgt am 25. Juni

Teil 1

New Work, was ist das eigentlich?

New Work ist konträr zum Namen alles andere als „neu“. Der austro-amerikanische Sozialphilosoph Frithjof Bergmann hat bereits im Jahr 1984 den Begriff geprägt. Maßgeblich beeinflusst durch den Kalten Krieg begriff er, dass weder Sozialismus noch der Kapitalismus in der damaligen Form eine Zukunft hatten, da sie Menschen nicht nachhaltig glücklich machen würden.

Bergmann propagiert, dass Menschen nur glücklich werden, wenn sie echte Handlungsfreiheit spüren. Konsequenterweise sollten sie einen Job ausüben, den sie wirklich machen wollen. Als zentrale Werte der „Neuen Arbeit“ definierte er Selbstständigkeit, Freiheit und Teilhabe an Gemeinschaft. Früher vermutlich belächelt, zeigt sich heutzutage, dass er seiner Zeit voraus war, weil das in der Tat die Themen sind, die viele Unternehmen gerade umtreiben.

Was macht New Work anders als „Old Work“?

Während im klassischen Verständnis immer die Bedürfnisse des Unternehmens im Mittelpunkt stehen, steht bei New Work der Mensch im Mittelpunkt. Vorausschauende Unternehmen haben erkannt, dass Mitarbeitende wesentlich produktiver sind, wenn sie mehr Freiräume und Entscheidungsmöglichkeiten haben und sich aktiv in das Unternehmen einbringen können, anstatt nur Dienst nach Vorschrift zu machen.

Expertentalk New Work - Warum Sie sich mit new Work beschäftigen müssen

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Teil 2

Welche Voraussetzung müssen für New Work geschaffen werden?

1. New Work ist in erster Linie ein Mindset. Schicke neue Räume und Tools bringen nichts, wenn das Unternehmen weiterhin stark hierarchisch organisiert ist und die Führungskräfte nicht bereit sind, ein agiles Projektmanagement zu betreiben. New Work muss von oben gelebt werden und die Arbeitsprozesse angepasst werden. Zum Mindset gehört auch, dass man die Bedürfnisse der Kunden in die Prozesse miteinbezieht.

2. Die Menschen stehen in einem New-Work-Konzept im Mittelpunkt. Das Unternehmen muss die Voraussetzungen dafür schaffen, dass die Mitarbeitenden dazu befähigt werden, in Projektteams zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen. Gleichzeitig muss das Unternehmen die Unternehmensvisionen und Ziele transparent machen.

3. Sobald das Unternehmen identifiziert hat, wie die Mitarbeitenden arbeiten, muss es analysieren, ob die Räume geeignet sind, diese in ihren Arbeitsprozessen zu unterstützen. Wenn ich als Unternehmen z.B. weiß, dass zukünftig viel interdisziplinär gearbeitet wird, muss ich Räume schaffen, wo sich diese Teams treffen und gemeinsam an Projekten arbeiten können. Wenn ich kreative Prozesse zwischen einzelnen Abteilungen befeuern will, muss ich mehr Kommunikationsorte schaffen, wo sich Mitarbeitende treffen können, um spontan Ideen zu entwickeln.

Welche Arbeitsplatz-Situation fördert New Work?

Wie bereits erwähnt, stehen die Menschen und die Arbeitsprozesse in einem New-Work-Konzept im Mittelpunkt. Inzwischen werden viele Tätigkeiten nicht mehr von einzelnen Personen oder Teams ausgeübt, sondern teamübergreifend in Projektteams. Um die Kommunikation in den Projektteams sicherzustellen, hat man daher andere Anforderungen an die Arbeitsräume als es früher der Fall war, wo es nur die Unterscheidung zwischen Einzelbüros und Großraumbüros gab.

Inzwischen geht man dazu über, eine Multi-Space Arbeitsumgebung im Unternehmen zu schaffen. Dort gibt es drei Zonen:

  1. Fokussiertes Arbeiten in Ruhebüros, Einzelbüros
  2. Kollaboratives Arbeiten in Kollaborations- und Kreativräumen
  3. Kommunikativer Austausch in Begegnungsräumen

Je nach Anforderungen meines Projektes oder meines Aufgabenbereiches suche ich mir dann aus, wo ich arbeite. Wenn ich gerade ein Angebot an den Kunden schreiben muss, werde ich dies im Einzelbüro machen. Wenn ich ein neues Produkt gemeinsam mit Kollegen aus anderen Abteilungen entwickele, mache ich dies in einem Kollaborationsraum. Wenn ich mal auf andere Ideen kommen möchte, gehe ich in einen Begegnungsraum, wie z.B. eine Cafeteria oder eine Dachterrasse und treffe dort Kollegen. Für manche Mitarbeitende kann es dennoch bedeuten, weiterhin einen festen Arbeitsplatz zu haben, da sie mit vertraulichen Daten umgehen müssen.

  

Teil 3

Wie sollten die Arbeitszeitwelten für New Work aussehen?

Natürlich darf man nicht außer Acht lassen, dass das mobile Arbeiten und das hybride Arbeiten ebenfalls eine große Rolle spielen. Wenn Mitarbeitende auf ihre Projekte schauen, werden sie unter Umständen feststellen, dass sie für viele Tätigkeiten keinen Austausch mit Kollegen benötigen und dass sie diese auch sehr gut von zuhause abarbeiten können. Es ist nicht mehr zeitgemäß, dass Mitarbeitende täglich zwei Stunden zur Arbeit pendeln, um vor Ort ausschließlich Emails zu beantworten und Telefonate zu führen. Diese Tätigkeiten kann man viel effizienter Remote erledigen. Auch Teammeetings können sehr gut online durchgeführt werden, wenn sie nur zur Absprache von Projekten dienen. Dies kann auch in Form von hybriden Meetings geschehen, in denen ein Teil der Mitarbeitenden vor Ort ist und ein andere per Videokonferenz zugeschaltet.

Während man früher Gründe benötigte, warum man Home Office machen durfte, verkehrt es sich gerade ins Gegenteil. Man muss nun Mitarbeitenden erklären, warum sie denn zwingend vor Ort sein müssen. Man will auch, dass sie sich wohlfühlen. Das bedeutet, man kommt ins Büro, um Dinge zu tun, die man zuhause eben nicht ausüben kann. Dazu gehören typischerweise Projektmeetings, in denen gemeinsam kreativ gearbeitet wird. Die Anforderungen an die Büroräume sind somit, dass diese funktional, kreativ, interaktiv und gastlich sind.

Was sind die großen Vorteile von New Work?

Die Vorteile für Arbeitgebenden sind, dass es das Unternehmen viel produktiver macht und die Mitarbeitenden zufriedener. Sie haben z.B. durch Objective Key Results (OKRs) immer einen aktuellen Blick auf laufende Projekte und können über die Unternehmens OKRs die Zielsetzungen der Abteilungen steuern – Transparenz auf allen Ebenen und in alle Richtungen. Sie können schneller auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren und bleiben so nachhaltig erfolgreich. Sie werden zu attraktiven Arbeitgebenden.

Die Vorteile für die Mitarbeitenden sind, dass sie selbstbestimmter arbeiten, die Sinnhaftigkeit ihrer Tätigkeiten erkennen, eine bessere Work-Life-Balance haben und somit zufriedener sind.

Warum geschieht dies? Dadurch dass sich Hierarchien auflösen und Führungskräfte eine andere Rolle einnehmen, werden die Mitarbeitenden motiviert, selbst die Verantwortung für Projekte zu übernehmen oder sogar eigene Projekte einzubringen. Die Mitarbeitenden vereinbaren in ihren Projektteams die Ziele und den Zeitrahmen für Projekte. Das Team verpflichtet sich dazu, diese einzuhalten, es wird den Mitarbeitenden aber Flexibilität gewährt, bei der Arbeitszeit, dem Arbeitsort und der Art und Weise der Umsetzung zur Zielerreichung. Damit alles reibungslos funktioniert, muss viel kommuniziert werden.

Teil 4

Wie stark muss die Arbeit digitalisiert sein, um New Work umsetzen zu können?

Die Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen ist die Voraussetzung, um New Work umsetzen zu können. New Work lebt davon, dass man seinen Mitarbeitenden viel Flexibilität einräumt, unter Umständen auch bei der Wahl des Arbeitsplatzes. Wenn diese vom Home Office aus arbeiten, muss es digitale Videokonferenztools geben, um Projektarbeit machen zu können. Sie brauchen Zugang zu den Dienstservern und CRM-Systemen, um Dateien bearbeiten zu können. Es geht hier auch maßgeblich um Kollaboration über Bürogrenzen hinweg und darum Transparenz zu gewährleisten.

Welche Rolle kommt den Führungskräften gerade bei der Einführung von New Work bei?

Für New Work wird Wert gelegt auf Kreativität und Selbstentfaltung, flexibles Arbeiten und die Sinnhaftigkeit des eigenen Handelns. Diese Eigenschaften sind oftmals nicht kompatibel mit einer hierarchischen Struktur. Eine wichtige Voraussetzung für New Work sind flache Hierarchien. Mitarbeitende arbeiten in Teams zusammen und können sich aktiv in Projekte einbringen.

Führungskräfte gibt es weiterhin, ihre Rolle verändert sich jedoch. Sie sind nicht länger alleinige Projektverantwortliche, die vorschreiben, wie etwas zu geschehen hat und ständig kontrollieren müssen, ob die Projekte laufen. Stattdessen vertrauen und unterstützen sie ihre Mitarbeitenden. Sie befähigen sie damit die besten Entscheidungen treffen zu können, vertrauensvoll zusammenzuarbeiten und wohlwollend miteinander umzugehen. Führungskräfte dienen hauptsächlich als Coach für ihre Teams, um diese organisatorisch oder mit ihrem Wissen zu unterstützen. Es werden nicht mehr Top-Down Anweisungen gegeben. Übergeordnete Visionen und Ziele werden stattdessen von einer Geschäftsführung vorgegeben, die offen für den Input der Mitarbeitenden ist.  In den einzelnen Teams werden Ziele und Zeitrahmen der Projekte gemeinsam vereinbart.

Was müssen die Mitarbeitenden einbringen?

Die Mitarbeitenden stehen in einem New-Work-Konzept im Mittelpunkt. Diese müssen verstehen, dass sich ihre Rolle im Unternehmen ändert. Es wird von ihnen erwartet, sich lebenslang weiterzubilden und sie werden dabei vom Unternehmen positiv unterstützt. Idealerweise entwickeln die Mitarbeitenden selbst den Drang, sich ständig weiterbilden zu wollen. Gleichzeitig bietet New Work ihnen eine Chance, sich aktiv ins Unternehmen einzubringen, da sie sich in Projektarbeit einbringen können und Verantwortung übernehmen können, auch wenn sie keine Führungskräfte sind.

Teil 5

Was bedeutet kollaboratives Arbeiten?

Kollaboratives Arbeiten bedeutet gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Es ist eine entscheidende Voraussetzung für New Work. Projekte werden immer komplexer, daher erfordert es eine genauere Abstimmung zwischen den involvierten Personen. In jedem Fall bringt es viele Vorteile mit sich:

  • Kollaboratives Arbeiten verbessert die Zusammenarbeit im Team, da alle Mitarbeitenden ihre Stärken einbringen können.
  • Es fördert den Austausch zwischen den Mitarbeitenden, da sie sich eng abstimmen müssen.
  • Es verhindert Doppelarbeit, da Verantwortungen klar aufgeteilt werden.
  • Es unterstützt die Flexibilität im Team, da das Team gemeinsam entscheiden kann, wie gearbeitet wird.
  • Es erlaubt direktes Feedback, da Alle sehen, woran gearbeitet wird. So können Prozesse schneller durchlaufen werden und Anpassungen gemacht werden.
  • Es identifiziert Abhängigkeiten von Abteilungen, die dann besprochen und gemeinsam eingeplant werden können.
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Wie kann man ein Mindset pro New Work fördern?

Ein wesentlicher Erfolg für ein Unternehmen ist, wie gut im Unternehmen kommuniziert wird. Eine hohe Transparenz ist wichtig, um die Arbeitsprozesse effizient zu gestalten und eine gute Unternehmenskultur zu entwickeln. Je mehr man Mitarbeitende an den Unternehmensentscheidungen teilhaben lässt, desto besser ist es für die Unternehmenskultur und das New-Work-Mindset.

Führende Unternehmen, die New-Work-Konzepte erfolgreich leben, kommunizieren regelmäßig und offen über die Entwicklungen im Unternehmen. Idealerweise werden Mitarbeitende sogar in Entscheidungen eingebunden. Durch Umfragen und Workshops kann man herausfinden, wie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist und welche Ansatzpunkte es im Unternehmen gibt, um Prozesse positiv zu verändern.

Dort wo transparent und auf Augenhöhe kommuniziert wird, entwickelt sich eine Unternehmenskultur, in der Mitarbeitende gerne arbeiten. Die Gefahr, dass Wissenssilos aufgebaut werden, schwindet. Gleichzeitig wird es normal, dass man sich abteilungsübergreifend austauscht, gemeinsam neue Ideen entwickelt und offen für Innovationen ist. Ein entscheidender Faktor ist eine offene Feedbackkultur. Alle Mitarbeitende sollte die Möglichkeit haben, auf Augenhöhe Feedback zu geben.

Was sind die Herausforderungen für Arbeitgebende und Arbeitnehmende in Bezug auf New Work?

Aus Sicht der Arbeitgebenden ist zum einen darauf zu achten, dass die Arbeitsprozesse transparent sind und die Arbeitsräume gut ausgestattet.

  • Ein Problem kann sein, dass man als Führungskraft seinen Mitarbeitenden nicht traut, verantwortungsvoll mit ihrer Zeit umzugehen. Dies kann man gut umgehen, indem man transparente Arbeitsprozesse schafft: konkret, dass Führungskraft und Team im regelmäßigen Austausch sind, z.B. durch tägliche Meetings oder andere agile Arbeitsmethoden geschehen.
  • Für die Arbeitsräume bedeutet es, dass geschaut werden muss, welche Tools die Mitarbeitenden benötigen. Wenn viel in internationalen Projektteams gearbeitet wird, ist eine gute Ausstattung mit Videokonferenzhardware und Software notwendig. Wenn die Arbeitnehmenden viel von zuhause arbeiten, ist darauf zu achten, dass auch dort die Arbeitsplätze so ausgestattet sind, dass die sie effizient arbeiten können. Mit einem Hocker am Küchentisch kann ich das sicher nicht.

Bei Arbeitnehmenden, die viel von Zuhause arbeiten, besteht die

  • Gefahr, der Überlastung, weil sie sich als dafür verantwortlich sehen dass die Projekte laufen oder ihre Arbeitgebende erwarten, dass sie immer erreichbar sein müssen.
  • Zudem fehlen die persönlichen Kontakte zu den Kollegen. So fallen viele Informationen, die man im Flurfunk mitbekommt, potenziell weg. Darunter kann auch die Unternehmenskultur leiden.
  • Zudem mag es nicht alle Mitarbeitenden Verantwortung zu haben.

Wie geht es weiter?

In unserer Wöchentlichen Serie werden wir Ihnen in den kommenden Wochen jeden Freitag Antworten und Tipps auf verschiedene Fragen rund um das Thema New Work geben. Seien Sie gespannt auf das nächste Thema am  25. Juni: 

  • Was sind denn die einzelnen Faktoren, die man für ein New-Work-Konzept benötigt?